De la hârtii și Excel la un ERP în timp real în agricultură
ERP greenfield pentru o exploatație agricolă de circa 8.000 de hectare: în mai puțin de un an, de la hârtii și Excel la procese în timp real și situații auditabile.
Provocare
Exploatația lucra circa 8.000 de hectare, în proprietate și în arendă, dar își conducea afacerea în mare parte cu documente pe hârtie și tabele Excel. Stocurile, contractele de arendă, recepțiile și vânzările erau ținute separat unele de altele, iar cifrele de încredere apăreau doar cu întârziere considerabilă. Închiderile lunare erau laborioase, inventarele rămâneau instantanee, iar un audit realizat de auditori externi nu era posibil pe această bază de date.
La aceasta se adăuga raportul dintre suprafață și personal: o exploatație la scară industrială era condusă de aproximativ 30 de utilizatori. Echipa nu își permitea introduceri duble de date și treceri manuale dintr-un sistem în altul; procesele trebuiau să fie suple și automatizate cât mai mult posibil.
A treia provocare a fost structura grupului. Grupul era format din numeroase societăți cu roluri diferite: societăți proprietare de teren, societăți operaționale și o societate de servicii care prestează pentru unitățile operaționale. În exterior, procesele, responsabilitățile și tranzacțiile dintre aceste societăți trebuiau separate strict. În interior, aceeași echipă le gestiona pe toate și avea nevoie să o facă cu efort minim, în ciuda unor fluxuri intercompany uneori strâns întrepătrunse. Un ERP standard nu ar fi fost suficient: terenurile, arenda și procesele din jurul cântarului, depozitului și procesării nu există în niciun sistem standard.
Soluție
Am condus proiectul ca implementare greenfield de Microsoft Dynamics NAV 2009 R2, de la workshopurile de cerințe, prin concepție și dezvoltare, până la testele de acceptanță și punerea în funcțiune. De la primul contact până la go-live a trecut mai puțin de un an.
Acolo unde standardul se oprea, am dezvoltat module de industrie proprii, croite pe procesele agriculturii industriale. Cântarele, stațiile de carburant, dispozitivele mobile și casele de marcat au fost conectate direct, astfel încât datele să apară acolo unde se întâmplă munca, nu să fie introduse ulterior.
Pentru structura grupului am automatizat tranzacțiile intercompany, am sincronizat datele între societăți și am oglindit procesele. O factură de vânzare dintr-o societate devine automat factura de achiziție oglindită în cealaltă, iar același lucru este valabil pentru notele contabile, plăți și alte tranzacții intercompany. Astfel, separarea necesară nu generează efort suplimentar. Alte optimizări și extinderi de module au urmat în anii următori. Pe termen mediu, complexitatea structurii a dus la fuziunea societăților din grup, pe care am gestionat-o de asemenea la nivel de ERP, la fel ca cele două schimbări de versiune până la Business Central.
Rolul meu
- Conducerea proiectului pentru întreaga implementare ERP
- Workshopuri de cerințe cu departamentele de business
- Concepția și dezvoltarea soluțiilor de industrie
- Teste de acceptanță și punere în funcțiune
- Integrarea sistemelor terțe și a interfețelor cu autoritățile fiscale
- Suport pe durata fuziunii și a upgrade-urilor
Module de industrie dezvoltate
- Gestiunea terenurilor
- Terenurile lucrate ca date de bază în ERP, referința pentru cantități, costuri și analize.
- Gestiunea arendei
- Contracte de arendă cu durate și condiții, împreună cu decontarea lor, în sistem în loc de liste.
- Gestiunea stocurilor
- Recepții, mișcări de stoc și stocuri, înregistrate în momentul mișcării și disponibile oricând pentru analiză.
- Vânzări
- De la comandă, prin încărcarea la cântar, până la factură, într-un singur flux continuu.
- Producție
- Procese de producție cu consumuri și randamente, adaptate modului de lucru al companiei.
- Procese de grup și intercompany
- Documente oglindite automat între societăți: factura de vânzare a uneia devine factura de achiziție a celeilalte, la fel pentru note contabile și plăți.
Integrări
- Cântare-pod: datele de cântărire ajung direct în documente
- Stații proprii de carburant
- Terminale mobile și scanere de coduri de bare
- Tipărire de coduri de bare
- Case de marcat
- RO e-Factura: facturi electronice către administrația fiscală din România
- SAF-T: raportarea digitală a datelor contabile către autoritățile fiscale din România
Etapele proiectului
- 1
Implementare greenfield
Dynamics NAV 2009 R2: workshopuri de cerințe, concepție, dezvoltare, teste de acceptanță și go-live, în mai puțin de un an de la primul contact.
- 2
Extindere în anii următori
Alte optimizări și extinderi de module, cu sistemul în funcțiune.
- 3
Fuziunea societăților din grup
Consolidarea societăților la nivel de ERP, ca urmare a structurii complexe a grupului.
- 4
Upgrade la NAV 2017
Trecerea de la versiunea 2009 R2 la 2017, inclusiv modulele de industrie proprii.
- 5
Upgrade la Business Central
Trecerea de la NAV 2017 la Business Central, platforma de astăzi.
Rezultate
- Pentru prima dată auditabil: au devenit posibile audituri realizate de firme internaționale de audit de renume
- Aproximativ 30 de utilizatori conduc o exploatație de circa 8.000 de hectare, fără introduceri duble de date
- Operațiunile intercompany rulează automatizat și rămân separate corect între societăți
- Închideri lunare și lucru curent în timp real
- Inventare și stocuri în timp real, nu doar instantanee
- Achizițiile, vânzările și mișcările de stoc se înregistrează în momentul în care au loc
- Planificarea necesarului și planificare detaliată a achizițiilor
- Raportare către investitori și conducere la o apăsare de buton, automatizată la intervale fixe
- Planificare de cash flow și analiză a marjei de contribuție pe baza valorilor istorice reale, nu a estimărilor
- Mult mai puțin efort pentru pregătirea rapoartelor și a indicatorilor, cu o imagine mult mai detaliată
- Decizii strategice pe baza unor tendințe demonstrabile, nu a intuiției
- Trasabilitate cap-coadă de la cântar până la factură, fără reintroducere manuală
- Obligațiile de raportare fiscală (e-Factura, SAF-T) sunt îndeplinite direct din ERP
- O fuziune și două upgrade-uri cu același punct de contact, fără pierderea cunoștințelor despre procese
Concluzie
Câștigul real nu a fost software-ul, ci baza de date: pentru prima dată, conducerea s-a putut baza pe cifre demonstrabile în loc de estimări, în fața investitorilor, în fața auditorilor și în propria planificare. Și pentru că analiza, dezvoltarea și suportul au rămas la aceeași persoană în toți acești ani, cunoștințele despre procese s-au păstrat și după fuziune și upgrade-uri.
Hai să discutăm despre proiectul tău ERP
Spune-mi unde te afli azi. Îți arăt ce e posibil cu Business Central și o cale realistă de a ajunge acolo.