Von Zettelwirtschaft zu Echtzeit-ERP im Agrarbetrieb
Greenfield-ERP für einen Agrarbetrieb mit rund 8.000 Hektar: in unter einem Jahr von Papier und Excel zu Echtzeit-Prozessen und prüffähigen Abschlüssen.
Herausforderung
Der Betrieb bewirtschaftete rund 8.000 Hektar in Eigentum und Pacht, steuerte sein Geschäft aber überwiegend mit Papierbelegen und Excel-Tabellen. Bestände, Pachtverträge, Wareneingänge und Verkäufe wurden getrennt voneinander geführt, belastbare Zahlen lagen erst mit deutlicher Verzögerung vor. Monatsabschlüsse waren aufwendig, Inventuren blieben Momentaufnahmen, und eine Prüfung durch externe Wirtschaftsprüfer war auf dieser Datenbasis nicht möglich.
Dazu kam das Verhältnis von Fläche zu Personal: Ein Betrieb im industriellen Maßstab wurde von rund 30 Anwendern gesteuert. Doppelte Dateneingaben und Medienbrüche konnte sich das Team nicht leisten, Prozesse mussten schlank und so weit wie möglich automatisiert sein.
Die dritte Herausforderung war die Konzernstruktur. Die Gruppe bestand aus zahlreichen Gesellschaften mit unterschiedlichen Rollen: Eigentumsgesellschaften, operative Gesellschaften und eine Dienstleistungsgesellschaft, die Leistungen für die operativen Einheiten erbringt. Nach außen mussten Prozesse, Verantwortungsbereiche und Transaktionen zwischen diesen Gesellschaften strikt getrennt sein. Intern wickelte dasselbe Team all das ab und brauchte dafür möglichst wenig Aufwand, trotz zum Teil stark verflochtener Intercompany-Abläufe. Ein ERP-Standard allein hätte nicht gereicht: Flächen, Pacht und die Abläufe rund um Waage, Lager und Verarbeitung kommen in keinem Standardsystem vor.
Lösung
Ich habe das Projekt als Greenfield-Einführung von Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 geleitet, von den Anforderungsworkshops über Konzeption und Entwicklung bis zu Abnahmetests und Inbetriebnahme. Vom Erstkontakt bis zum Go-live verging weniger als ein Jahr.
Wo der Standard endete, habe ich eigene Branchenmodule entwickelt, zugeschnitten auf die Prozesse der industriellen Landwirtschaft. Waagen, Tankstellen, mobile Geräte und Kassen wurden direkt angebunden, damit Daten dort entstehen, wo die Arbeit passiert, und nicht nachträglich abgetippt werden.
Für die Konzernstruktur habe ich Intercompany-Transaktionen automatisiert, Daten zwischen den Gesellschaften synchronisiert und Prozesse gespiegelt. Eine Verkaufsrechnung in der einen Gesellschaft wird automatisch zur gespiegelten Einkaufsrechnung in der anderen, dasselbe gilt für Buchungssätze, Zahlungen und weitere Intercompany-Transaktionen. So entsteht durch die notwendige Trennung kein zusätzlicher Aufwand. Weitere Optimierungen und Modulerweiterungen kamen in den Folgejahren hinzu. Die Komplexität der Struktur führte mittelfristig zur Fusion der Konzerngesellschaften, die ich auf ERP-Ebene ebenfalls betreut habe, ebenso wie die beiden Versionswechsel bis zu Business Central.
Meine Rolle
- Projektleitung der gesamten ERP-Einführung
- Anforderungsworkshops mit den Fachbereichen
- Konzeption und Entwicklung der Branchenlösungen
- Abnahmetests und Inbetriebnahme
- Integration der Drittsysteme und Behördenschnittstellen
- Betreuung von Fusion und Upgrades
Entwickelte Branchenmodule
- Flächenverwaltung
- Die bewirtschafteten Flächen als eigene Stammdaten im ERP, als Bezugsgröße für Mengen, Kosten und Auswertungen.
- Pachtverwaltung
- Pachtverträge mit Laufzeiten und Konditionen sowie deren Abrechnung, im System statt in Listen.
- Warenwirtschaft
- Wareneingänge, Lagerbewegungen und Bestände, gebucht im Moment der Bewegung und jederzeit auswertbar.
- Verkauf
- Vom Auftrag über die Verladung an der Waage bis zur Rechnung in einem durchgängigen Ablauf.
- Fertigung
- Produktionsprozesse mit Verbrauch und Ausbringung, angepasst an die Abläufe des Betriebs.
- Konzern- und Intercompany-Prozesse
- Automatisch gespiegelte Belege zwischen den Gesellschaften: Aus der Verkaufsrechnung der einen wird die Einkaufsrechnung der anderen, ebenso bei Buchungen und Zahlungen.
Integrationen
- Überfahrwaagen: Wiegedaten fließen direkt in die Belege
- Betriebstankstellen
- Mobile Terminals und Barcodescanner
- Barcode-Druck
- Registrierkassen
- RO e-Factura: elektronische Rechnungen an die rumänische Finanzverwaltung
- SAF-T: digitale Meldung der Buchhaltungsdaten an die rumänischen Steuerbehörden
Projektverlauf
- 1
Greenfield-Einführung
Dynamics NAV 2009 R2: Anforderungsworkshops, Konzept, Entwicklung, Abnahmetests und Go-live, in unter einem Jahr ab Erstkontakt.
- 2
Ausbau in den Folgejahren
Weitere Optimierungen und Modulerweiterungen im laufenden Betrieb.
- 3
Fusion der Konzerngesellschaften
Zusammenführung der Gesellschaften auf ERP-Ebene, als Konsequenz aus der komplexen Konzernstruktur.
- 4
Upgrade auf NAV 2017
Versionswechsel von 2009 R2 auf 2017, inklusive der eigenen Branchenmodule.
- 5
Upgrade auf Business Central
Wechsel von NAV 2017 auf Business Central, die heutige Plattform.
Ergebnisse
- Erstmals prüffähig: Abschlussprüfungen durch namhafte internationale Wirtschaftsprüfungsgesellschaften wurden möglich
- Rund 30 Anwender steuern einen Betrieb mit etwa 8.000 Hektar, ohne doppelte Dateneingaben
- Intercompany-Vorgänge laufen automatisiert und bleiben zwischen den Gesellschaften sauber getrennt
- Monatsabschlüsse und laufendes Arbeiten in Echtzeit
- Inventuren und Bestände in Echtzeit statt als Momentaufnahme
- Einkauf, Verkauf und Lagerbewegungen werden im Moment des Geschehens gebucht
- Disposition und detaillierte Einkaufsplanung
- Reporting an Investoren und Geschäftsführung auf Knopfdruck und automatisiert in festen Intervallen
- Cashflow-Planung und Deckungsbeitragsrechnung auf Basis realer historischer Werte statt Schätzungen
- Deutlich weniger Aufwand für die Aufbereitung von Berichten und Kennzahlen, bei wesentlich tieferem Einblick
- Strategische Entscheidungen auf Basis belegbarer Trends statt Bauchgefühl
- Durchgängige Nachvollziehbarkeit von der Waage bis zur Rechnung, ohne Medienbrüche
- Steuerliche Meldepflichten (e-Factura, SAF-T) werden direkt aus dem ERP erfüllt
- Fusion und zwei Upgrades mit demselben Ansprechpartner, ohne Verlust von Prozesswissen
Fazit
Der eigentliche Gewinn war nicht die Software, sondern die Datenbasis: Zum ersten Mal konnte das Management auf belegbare Zahlen statt auf Schätzungen zurückgreifen, gegenüber Investoren, gegenüber Prüfern und in der eigenen Planung. Und weil Analyse, Entwicklung und Betreuung über alle Jahre bei derselben Person lagen, blieb das Prozesswissen bei Fusion und Upgrades erhalten.
Sprechen wir über Ihr ERP-Projekt
Sagen Sie mir, wo Sie heute stehen. Ich zeige Ihnen, was mit Business Central möglich ist, und einen realistischen Weg dorthin.